Organización de eventos para empresas

La actividad de los departamentos de marketing y ventas, tales como lanzamientos de productos, exposiciones, seminarios y formación, requieren cada vez más de la especialización de la organización de eventos de empresa para lograr ser eficaces en los mensajes lanzados, los objetivos a conseguir y no incurrir en costes.

En O2 Aventura, como coordinadores y organizadores profesionales de eventos para empresas, os ofrecemos algunos consejos sobre su planificación y organización:

• Planificación.

La primera medida es reunirse con las personas clave para planear el evento. Es necesario conocer los detalles básicos: tipo de evento, asignación presupuestaria, el número de asistentes de destino, el lugar preferente y otros detalles específicos. El objetivo del evento y el papel de cada persona involucrada en un equipo debe estar claramente definido.

Será necesario preparar una lista de verificación y calendario de todas las actividades con los plazos de cada tarea. Programar una reunión periódica para controlar el progreso del evento o hacerla remotamente (Skype, Google Hangout) para ahorrar tiempo. Tener un directorio rápido de especialistas, proveedores, y otros datos pertinentes necesarios.

• Requisitos del lugar de celebración

Será necesario un escrutinio para encontrar el lugar adecuado a cada tipo de evento, llevando a cabo una inspección ocular para ver personalmente las instalaciones. Una vez elegida la ubicación, en estrecha coordinación con la persona a cargo, revisar a fondo los detalles del contrato para adecuarlos al lugar elegido. Un detalle perdido en este aspecto puede causar muchas molestias y hacer fracasar del evento.

• Asistentes del evento

Será necesario saber primero qué tipo de asistentes son los que asistirán al evento. ¿Arquitectos, diseñadores, informáticos, personal de recursos humanos…? Cada grupo humano tiene distintas características y se pueden sentir atraídos o no por diversos aspectos de las actividades, hay que buscar ser específicos para la industria y el desempeño de los asistentes.

En algunas ocasiones, para eventos determinados puede ser útil o necesario crear una página web para el evento. De este modo se puede facilitar la inscripción on-line de los asistentes e incluso ahorrar cortes en la distribución del material informativo del evento. Una campaña de varios emails también puede ser eficaz para una distribución más personalizada y fiable.

• Equipamiento

Un detalle muy importante es manejar eficientemente las necesidades de audio y vídeo, ya que por muy buena calidad que tengan los contenidos y actividades preparadas una mala recepción de audio puede convertir toda la comunicación en infructuosa. Las interrupciones técnicas son el primer paso para que un evento no funcione, es necesario preverlas e incluso contar con equipos auxiliares de respaldo.

• Speaker

Aunque el personal de su empresa o departamento conozca perfectamente qué hay que comunicar, confíe en un presentador profesional o speaker y ponga a su disposición las herramientas adecuadas. A la hora de la verdad, la de empatizar, comunicar, y trasladar a una audiencia uno o varios mensajes, un speaker profesional dispone de recursos sobrados para hacer que éstos lleguen de manera clara e incluso que queden grabados en la audiencia.

• El Día del Evento

¡El gran día! Haz que la llegada sea holgada de tiempo, previniendo retrasos y entreteniendo a quiénes esperan. Hay eventos que incluso requieren una entrada de un día antes del evento, así como horas específicas de «salida» para desalojar el área, si se celebran en un O2 Aventura, por ejemplo. El coordinador del evento, personal técnico y de la fiesta de bienvenida son las primeras personas deben estar en el lugar para asegurarse de que todo está listo antes de que comience el programa. Será casi imprescindible que un fotógrafo o videoreportero documente el momento de la presentación, la gala, el desfile por la red carpet…

• Post-Evaluación

Caulquier evento de empresa está desarrollado para conseguir un objetivo, por lo que será necesario estudiar a posteriori si esté se ha conseguido y en que medida. De este modo, esta información es muy importante para la preparación y mejora de eventos posteriores. Será necesario preparar una hoja de evaluación para la reunión posterior de evaluación. ¿Se ha cumplido la meta perseguida? Se evaluará el desempeño de cada persona en el equipo, formulando medidas que deben adoptarse para mejorar futuros eventos.

La gestión de un evento corporativo es desafiante y estresante, pero con una cuidadosa planificación y ejecución eficiente por parte de una empresa especializada y profesionales de confianza, el éxito se puede lograr.

La organización de eventos para empresas requiere liderazgo, orientación al detalle, manejo eficaz de recursos, habilidad para el trato con diferentes tipos de personas, habilidades para la gestión del tiempo, capacidad para trabajar con grandes presiones, ser altamente flexibles y, sobre todo, muy optimistas.

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